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Arbeit nicht mit in die Freizeit zu nehmen ist eine nützliche Angewohnheit zur Stress-Vorbeugung. Dazu gehört auch, sich nicht von Mails unter Druck setzen lassen.

Oft sorgt aber schon der Eingangsstempel für Druck. Dabei hat es der Absender gar nicht so gemeint. Es gibt einfach Zeitgenossen, die mailen gerne spät abends und am Wochenende. Einer der größten Mail-Dienste weltweit führt jetzt auch die später senden-Funktion ein. Der Trick ist nicht ganz neu, es kommt allerdings drauf an, wie er angewandt wird.

Jetzt auch in Google Mail später senden

Nachts noch googlen; Foto: imago
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Wie kommt es beim Empfänger an, wenn da bei einer geschäftlichen Mail als Eingangszeit 23.45 Uhr steht? Schnell wird man abgestempelt als Streber, Workaholic oder Burn-out-gefährdet. Glücklicherweise bieten Mailprogramme wie Outlook und Thunderbird dafür schon seit Jahren eine später senden-Funktion. Auch Mobile-Mail-Apps haben das beliebte Feature und jetzt bietet auch Google Mail den Service, eine Mail erst zu einem anderen Zeitpunkt auszuliefern.

Doch welche Zeiten kommen beim Empfänger am besten an? Die Bürozeiten 9 to 5? Ist 22 Uhr noch okay? Oder spielt es eigentlich keine Rolle mehr und Google liefert jetzt ein Feature, das keiner mehr braucht? SWR3 hat Businessberater und E-Mail-Trainer gefragt.

Ein alter Trick ist durchschaut

Wichtigster Punkt: Der Trick, den viele in den vergangenen Jahren genutzt haben, um sich vorzeitig in den Feierabend zu verabschieden, funktioniert nicht mehr. Abteilungsleiter und Chefs legen keinen Wert mehr auf die E-Mail Eingangszeit. Ist die immer ganz pünktlich zum offiziellen Arbeitsende, wissen Viele, dass der Mitarbeiter die Sendezeit geplant hat und nicht in dem Moment senden drückt. Das sagt auch E-Mail-Coach Günter Weick. Er trainiert Selbsmanagement-Methoden in großen Betrieben, damit Mitarbeiter stressfrei mit der täglichen Mailflut umgehen können. Er stellt fest: „Korrekte Rechtschreibung, klare Betreffzeilen und nicht zu lange Mails sind für Kollegen und Chefs viel wichtiger als die Uhrzeit.“

Für stressfreies Mailen sorgt auch, nur sofort zu beantworten, was innerhalb von 5 Minuten erledigt ist. Dadurch wird der Kopf frei für die wichtigen und ausführlichen Dinge. Viele nutzen für kurze und schnell zu beantwortende Fragen statt E-Mails immer öfter Apps wie Slack, Asana und Microsoft Teams.

Wichtiger Tipp für Bestimmer und Chefs

Es gibt also eine ganze Menge Argumente, auf die später-senden-Möglichkeit zu verzichten. Und hier eine Ausnahme, die in erster Linie für Chefs und Manager gilt: Oft arbeiten die ihre Mails außerhalb der normalen Büro-Zeiten ab. Kommt eine Mail bei einem Mitarbeiter zum Beispiel mit dem Eingangsstempel Samstag 22:22 Uhr an, sendet das die Botschaft: „Arbeite auch am Wochenende“. Deshalb der Tipp für Chefs: Nutzt die Funktion später senden, damit der nächste Arbeitsauftrag zu normalen Zeiten im Posteingang eures Mitarbeiters liegt.

Autor
Kai Karsten
Autor
SWR3